Український незалежний центр політичних досліджень провів серію фокус-груп із представниками отримувачів гуманітарної допомоги, міжнародних донорських організацій та органів влади, відповідальних за адміністрування Автоматизованої системи реєстрації гуманітарної допомоги (АС ГД).
Метою цих обговорень було окреслення спектру проблем, з якими стикаються учасники процесу ввезення, обліку, розподілу, звітування щодо гуманітарної допомоги та пошук шляхів їх вирішення.
Під час дискусій учасники виділили такі основні виклики та шляхи їх вирішення
Робота Автоматизованої системи реєстрації гуманітарної допомоги (АС ГД)
Усі учасники дискусії зазначили важливість АС ГД для структурування процесів розподілу гуманітарних вантажів. Водночас було виділено ряд технічних та організаційних проблем:
- розсинхронізація між АС ГД та митною базою, що призводить до затримок в обліку вантажів. Через це організації змушені використовувати паперові декларації, що створює ризики невідповідності даних;
- відсутність можливості коригування помилок у звітах без їх повного видалення;
- необхідність ручного введення великих обсягів даних, що значно ускладнює адміністрування.
Запропоновані рішення:
- інтеграція АС ГД з іншими державними системами, зокрема митною базою, для зниження дублювання даних та синхронізації даних у режимі реального часу;
- впровадження функції автоматичного завантаження та редагування звітності без необхідності видалення всіх попередніх звітів;
- покращення інтерфейсу АС ГД для спрощення внесення інформації.
Проблеми звітності та прозорості
Донори та отримувачі гуманітарної допомоги зазначили про бюрократичність та складність звітних процедур:
- дублювання даних у різних системах, що потребує значних людських і часових ресурсів.
- відсутність єдиних стандартів звітності, що створює додаткове навантаження на організації;
- відсутність публічних звітів про отримання і розподіл гуманітарної допомоги, водночас відкритість інформації в умовах воєнного стану може створювати загрози безпеці гуманітарних організацій та волонтерів.
Запропоновані рішення:
- створення єдиної платформи для автоматизації обліку та звітності;
- інтеграція міжнародних стандартів обліку гуманітарної допомоги в АС ГД;
- надання донорам доступу до узагальненої аналітики щодо розподілу допомоги, з урахуванням безпекових обмежень.
Врегулювання процесу списання гуманітарної допомоги
Отримувачі гуманітарної допомоги та органи влади наголосили на необхідності чіткого механізму списання гуманітарних товарів, що втратили якість або стали непридатними до використання.
Запропоновані рішення:
- розробка єдиного нормативного документа, що регулюватиме процес списання та утилізації гуманітарних товарів;
- визначення алгоритму дій для отримувачів гуманітарної допомоги, що спростить звітування.
Спрощення ввезення окремих категорій гуманітарних вантажів
Донорські організації наголосили на складних процедурах ввезення специфічних товарів, таких як медичне обладнання та транспортні засоби. Зокрема, не врегульовані правила передачі автомобілів для гуманітарних потреб.
Запропоновані рішення:
- розробка законодавчих змін для спрощення ввезення гуманітарного транспорту, особливо для організацій, що займаються розмінуванням та евакуацією поранених;
- врегулювання процедури отримання статусу набувача гуманітарної допомоги для філій організацій, які не мають статусу юридичної особи.
Комунікація між учасниками процесу
Отримувачі допомоги зазначили про недостатню координацію між органами влади та необізнаність працівників митниці щодо правил ввезення гуманітарних вантажів, що призводить до затримок і непорозумінь. Зокрема, місцеві адміністрації не завжди беруть на себе відповідальність за розподіл допомоги. Також в отримувачів гуманітарної допомоги були випадки вимагання працівниками Державної митної служби додаткових документів, не передбачених законодавством (листи підтвердження від отримувачів, перепис товарних позицій, заяви про очікуваний розподіл та списки набувачів).
Запропоновані рішення:
- проведення навчальних тренінгів для працівників митниці та місцевих адміністрацій;
- створення єдиної гарячої лінії для вирішення проблем, що виникають при оформленні гуманітарних вантажів.
Навчання та технічна підтримка користувачів АС ГД
Усі учасники обговорень наголосили на необхідності постійного навчання: адміністраторів АС ГД, оскільки зміни у законодавстві та функціоналі системи вимагають регулярного оновлення знань та локальних організацій-отримувачів гуманітарної допомоги щодо роботи з автоматизованою системою.
Запропоновані рішення:
- запровадження навчальних візитів та онлайн-курсів для користувачів АС ГД;
- створення навчальної платформи з покроковими інструкціями та відеоматеріалами;
- проведення тренінгів для місцевих організацій з використання АС ГД та надання їм централізовано інституційної та технічної підтримки.
Висновки
Фокус-групові обговорення стали важливим етапом у визначенні проблем та шляхів вдосконалення системи гуманітарної допомоги. Запропоновані учасниками рішення будуть враховані при розробці змін до законодавства та подальшій адвокації.
Обговорення проведені Українським незалежним центром політичних досліджень в межах проєкту «CSO Meter: Empowered for Action» в рамках роботи Хабу Барометру ОГС в Україні за підтримки Європейського центру некомерційного права (ECNL) та фінансування Європейського Союзу. Результати обговорення будуть використані для покращення законодавства про гуманітарну допомогу. Наша організація продовжує збирати відгуки громадського сектору щодо роботи АС ГД і готова допомагати вирішувати проблеми, з якими стикаються інші організації.
Читайте також: Актуальні виклики та перспективи розвитку у сфері гуманітарної допомоги: обговорення фокус-групи органів державної влади